档案室是集中统一管理档案资源的业务机构。档案是资源管理中集中的、分层次的、分阶段的。从档案的整个流程来看，可分为档案的形成、中转和归宿三个阶段;从档案管理活动的整个过程来看，可分为档案室前期管理阶段、档案室集中管理阶段和档案馆集中管理阶段。档案流程和管理过程的三个阶段是相互联接、相互适应的，从这三个阶段可以看出建立档案室的必要性以及其重要作用。
一、档案室前期的档案管理阶段
各机关团体、各企事业单位，在工作生产和科研过程中都形成档案。当年的档案，由于各业务部门查阅非常频繁，一般要在文书处理部门或业务单位保存一年之后，才向档案室移交，在移交前要完成文件的收集、立卷和归档工作。立卷归档工作既标志着文书处理工作的结束，又标志着档案工作的开端，是档案工作的前提和基础，收集是否齐全和立卷质量高底，直接影响档案质量和今后的档案工作，档案室对文书处理部门或业务单位的文件收集，立卷归档等工作负有指导、检查、监督的职责。
二、档案室集中管理档案阶段
档案进入档案室，开始了档案管理活动的第二阶段。建立档案室的必要性，首先取决于档案与形成单位的利益关系。档案既是本单位工作、生产和科研过程中的产物，又是继续开展活动的必要条件，在相当长的时间内不能离开它的形成单位，任何一个机关或单位在处理工作时都要“了解前情，重查旧案”，档案是了解情况、制定方针政策、拟定计划、起草文件、总结经验教训和进行领导工作的依据材料，任何一个企业单位，要进行生产活动、设备维修、技术更新和技术交流等，都需要利用科技档案资料，正因为档案与它的形成单位有着密切的利益关系，因此，才需要建立档案室，把本单位形成的档案管起来，档案室保存的档案，主要供本单位利用，档案室工作做好了档案的现实作用就能够得到充分发挥。档案室保管档案，一方面有其流向的一部分，进入相应的档案馆；一方面，在档案保管期限满之后，要按照规定进行鉴定销毁，与此同时，新形成的档案又进来，又开始了新的管理过程，档案在档案室存留时间多久，关键要看档案对本单位所起的现实作用的减退和丧失程度。
三、档案馆的集中管理档案阶段
档案的最终归宿是进入相应的档案馆，档案财富世世代代保存下去，在人类文明延续发展的过程中永远发挥作用。档案室的性质是：档案室是机关、团体、企业、事业单位统一管理本单位档案的内部组织机构，主要为本单位工作生产和科研服务，机关档案室工作是机关工作的重要组成部分，是提高行政工作的必要条件。企业、事业单位档案室是生产管理、技术管理、科研管理不可缺少的环节。档案室又是国家档案事业组织系统的基层组织，是档案馆工作的基础，档案室保存的档案不仅对本单位的工作、生产和科研人有现实查考价值，而且其中具有永久保存价值的，是国家的档案财富，具有历史文化财富，因此档案室肩负有为国家档案馆积累和输送档案文化财富的职责，档案室工作是国家档案工作的基础，档案的上述双重性支配着档案室整个活动。档案室的职责和功能，包括以下几项：首先指导监督本单位文件材料归档工作，保证应归档的文件材料完成系统，并按时向档案室移交；其次负责管理本单位的全部档案和资料积极提供利用，为本单位的工作、生产和科研服务；第三为国家积累档案财富，各专业主管机关，如土地、公安、水利等部门的档案室除管理本单位档案外，还对本系统所属单位工作进行指导，监督和检查。
总之，只有了解和掌握档案室建立的必要性及其性质和职能，才能有效地开展好档案室工作，发挥其重要作用，专业的档案馆（室）诸如城建档案馆、干部档案室除具备一般档案室的特点外，其功能更具有专业性要求，档案室是档案事业发展的必然保证，只有布局合理，室存档案丰富，管理科学具备现代化管理手段与措施，才能真正地为社会各项事业发展提供档案信息发挥自己独特的作用。 （摘自 吉林市档案信息网）
