2007-9-14

随着计算机在办公领域的普遍应用，政府机关和社会各行业都在积极创造条件采用电子计算机提高工作效率，加快现代化的进程。电子文件也是在这种条件下应运而生。它代表着社会的进步也代表着档案事业更上一层楼。电子文件的普及与推广也广泛的被人们认可和接受，电子文件的产生使文档一体化已经成为可能。
　　近年来，“文档一体化”和“电子文件”成为出现在文秘、档案界的高频词，人们对其表现了极大的热情，给予了诸多关注。所谓的“文档一体化”就是把现代文秘工作和档案管理工作从组织制度到具体程序真正的交织在一起。加强档案部门对文件管理的超强控制，保证档案的质量，同时减少档案部门的工作程序，避免无谓的重复劳动。使文档工作合理化、科学化。众所周知，文书工作是档案工作的基础，档案工作是文书的延伸和发展，两者有机的结合为一体，才能实现文书工作运转的高效率和档案管理的高质量。文档一体化的出现使机关办公自动化、规范化、档案管理现代化，同时也使管理一体化、利用一体化、规范一体化。
　　电子文件是指能被计算机识别、处理、存储在磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传递的代码顺序。电子文件具有如下几个主要特点：1、电子文件不再是直观的纸质文件，它需要利用现代办公设备才能阅读。2、电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理传递。3、电子文件是可共享，不受时间、地域的影响。4、保存环境对温湿度、防磁性要求较高。电子文件的产生，把人们从过去繁锁的工作中解放出来。大大提高了工作效率。随着电子文件逐步走向完善的过程，它有着广泛的发展空间和使用效益。而如何管理好这一新型文件，从文件形成、存档到再利用有着现实的作用和长远的意义。电子文件的产生，一套新的管理技术、方法将取代旧的管理模式。使原始的文书与档案之间界限变得模糊。因为电子文件从文件的起草、传输、办理到归档、鉴定、整理、保管及再利用，都可以通过电脑网络来完成。
　　随着我国高新技术的发展，文件、档案的计算机管理提上了日程。文档一体化管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同，将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制，保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。开展文档一体化将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档等工作与档案管理和提供利用形成一个有序的整体，为档案工作与办公自动化联网打下良好的基础。通过文档一体化管理完全可以统一公文登记内容和档案著录项目使著录目录涵盖公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、收发文日期等。这就为档案部门今后在管理中不再重复进行著录奠定了基础。同时，还可以省略收文登记手工操作，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化，档案部门也就摆脱了繁琐立卷任务。
　　众所周知，任何文件和档案保存的最终目的都是供人利用。因此，电子文件的保护观念应该是树立如何保护所存信息能长久或永远的安全及有效使用。其保护工作的构成要素包括以下几个方面：载体的保护 、技术（软件和硬件）的保护、工作环境的保护、数据安全保障。
　　（一）电子文件的可塑性是指在文件传送和接收传阅的过程中不会被人为的增加，删除或修改部分可用的信息，这样使得电子文件是没有经过篡改的，其表现在电子文件是否真实的基础上。而电子文件的真实性则是指其内容和显现形态等全部信息都保持着反映历史原貌的原始状态。电子文件的真实性是针对其信息的原始性而言的，也就是说历经传送、拷贝、迁移等操作过程，电子文件的内容和显现形态不变。从法律角度看，电子文件的真实性是对原始性认定后的结论，因此可以说电子文件的原始性是电子文件真实性的基础。在一般情况下，尽管电子文件具有了原始性，但并不意味着其真实性自然得到承认，因而必须有合法安全的方式来认定其真实性。 电子文件的原始性及真实性的问题存在于以下几个方面：
　　（1）、电子文件可以被原样复制，也可以被改动后而不留痕迹。
　　（2）、电子文件的真实性保证是伴随其生命始终的不间断过程。
　　（3）、电子文件与载体相分离，使其信息原始性和内容真实性的衡量标准带有相对性。
（二）电子文件归档程序不完善。
　　当前，大多数办公自动化系统在设计时没有档案工作者参与意见，因此，对电子文件的归档考虑不周，只设计了逻辑归档功能，也就是说电子文件生成时存在什么位置，归档后仍未改变，而没有把这些电子文件集中下载到可脱机保存的载体上。这样，一旦信息系统出现问题，电子文件就会被破坏，甚至全部丢失。
（三）电子文件存储载体不可靠。
　　很多部门的电子文件直接保存在硬盘存贮器上，但是，如果系统出现故障，就极易造成数据的丢失。有一些单位的电子文件以软磁盘作为存贮介质，但由于其易破坏，可靠性和保管期限都存在较大问题。
（四）电子文件依赖的设备环境数据缺乏保护。
　　电子文件的生成环境是很复杂的，而且电子文件对设备有依赖性。一些单位存档电子文件时，没有注意保存其生成软件及设备等方面的参数，如果系统由于未知的错误而崩溃，那么由它生成的电子文件就可能难以读取
   由此给我们带来启迪，要实现公文处理全程自动化和无纸化，必须解决电子签名、电子印章、痕迹修改、电子批阅等一系列问题。同时，也正因为对电子公文安全性的担忧，将在很大程度上遏制电子公文的推广和应用。总之，我们只有正确地看待电子文件的利与弊，才能使其更好地为生产工作服务。只有将文档一体化的思想深深植入新的文档工作模式中，对文件与档案管理体制进行改革，把文件工作和档案工作整合为一个系统，进行前编控制和全程管理，才能适应信息时代的要求。                               （摘自 吉林市档案信息网）