信息资源作为生产要素、无形资产和社会财富，与能源、材料资源同等重要，在经济社会资源结构中具有不可替代的地位，已成为经济全球化背景下国际竞争的一个重点。档案信息资源是国家信息资源的重要组成部分，加强对其开发利用，是落实科学发展观、推动经济社会全面发展的重要途径，不仅有利于政府转变职能，更有利于体现以人为本，满足人民群众日益增长的物质文化需求。
一、加强档案信息资源开发与利用是构建和谐社会主义社会的必然要求
1、充分开发利用档案信息资源，符合建设中国先进文化的前进方向。档案信息资源，是人类生活、生产、思维方式和创造性活动及其产物的直接记录和结晶，是社会大文化形成中产生的一种特殊的凝聚物，是特殊的文化资源。各级档案馆则是汇聚、储存、加工整理这些特殊文化资源的基地。文化的延续和发展需要档案馆提供档案服务，建设先进文化需要以继承人类历史上创造的一切有价值的文化成果为基础。通过加强档案信息资源开发与利用，不仅使文化资源得以传承，也为新时期的先进文化建设提供条件。
2、充分开发利用档案信息资源符合民主政治发展规律。民主社会以信息公开为前提，随着我国政治文明的不断进步,民众的民主意识日益增强,对于平等占有信息资源的愿望也与日俱增,从而为开发利用档案信息资源提供了政治层面的需求范围与发展目标。档案信息资源作为政府机构的核心信息资源，是政府机构可持续发展的信息支持和信息保障，也是整个政府信息资源最珍贵的重要组成部分。因此，档案信息资源的开发利用与政府信息公开工作息息相关。作为已公开现行文件、政府公开信息集中向社会提供利用中心的各级档案馆，只有充分开发利用档案信息资源，实现档案信息资源共享，公民才能真正了解行政机关所作所为，才能真正享有民主。
3、充分开发利用档案信息资源是建设社会主义法治国家的需要。“依法治国”首先就是要求国家权力公开和规范、明确地行使。大力开发利用档案信息资源，让公民公平共享档案信息资源，确保公民的知情权和了解权。公民在这些基本人权实现的过程中，也必然要求国家政治权力按照公开、公正的原则行使，从而有效防范权力腐败和权力不当行使。
二、当前档案信息资源开发与利用中存在的主要问题
1、认识不够，大局意识不强。档案利用率一直是困扰档案部门的老大难问题，应该承认,由于受传统的“国家档案观”影响，长期以来,不少档案工作者认为档案是国家行政管理活动的伴生物,主要为国家行政事务服务,有意无意地忽视了为社会团体、民营企业、普通群众提供档案管理和利用服务。把“档案工作为党和国家服务”简单地理解为是“为领导服务”、“为政府服务”,而对于为其它社会组织、为公民个人的服务关注不够,热情不够，主观上影响了档案信息资源的开发与利用的深度和广度。
2、档案信息资源开发不足，效益不高。当前由于档案总量过大、鉴定工作繁杂，受开放年限困扰等诸多因素的影响，全国县以上综合档案馆开放档案的总数量仅占馆藏总数量的20％，另外在许多档案馆，开放档案对档案利用人次、卷次增幅的拉动并不突出。所以各级综合档案馆均存在着开放比例小，效益不高，开发不足的问题。与政务公开不断提速、升温的实际运作相比，档案开放已经凸现滞后和尴尬的局面。
3、相对滞后的法律法规建设。相对于变化的形势来说，档案的法律法规已经相对滞后，在很大程度上制约着档案信息资源开发利用工作。突出问题主要表现在： 档案法律法规连贯性不强，内容不具体，不易操作。而在档案信息资源的利用的相关法律中虽然规定了查阅利用的程序，但未见任何规定有关档案管理部门应当公开档案信息而未公开对公众可采取的救济手段和途径。另外相关配套法律法规也存在缺陷，如我国档案文件解密数量只占定密2％，由于缺乏具体有效解密法律规定，客观上影响到档案开发利用工作。
4、信息化建设存在薄弱环节。近年来，长春市档案信息化建设发展很快，特别是长春市数字档案馆建设已初步取得成效，但就全市来看，档案馆档案信息化建设发展不平衡，县（市）区档案馆信息化程度低，软硬件建设匮乏，与市级馆之间的差距大，形成数据鸿沟。信息资源建设，特别是档案数据库的建设存在着建库工作起步较晚，总体进展不快，数据库数量少，特色数据库建设十分薄弱等问题。其次，县（市）区档案馆网络基础薄弱，网络服务程度不高，互联与共享无法开展，形成信息孤岛。纳入电子政务建设还处于一个较低的层次，甚至有的档案信息化建设仍然被排除在电子政务建设之外。如很少有档案馆将其档案管理系统与同级政府的办公自动化系统相连，很少有将档案数据库的建设纳入到政务信息资源库的建设之中。
三、加强档案信息资源开发与利用，进一步提高档案部门为构建和谐社会服务的能力
1、更新观念。档案工作者必须改变原有的观念、职业认知和情感,树立以民为本、为民服务的“民本位”思想,同时要树立“社会档案观”，将国家综合档案馆带入一个更为广阔的、丰富多彩的社会活动天地,要求兼顾国家、社会、家庭、个人四个层次,要贯彻执行党和国家关于信息资源开发利用工作的指导思想和主要原则，把大力开发利用档案信息资源工作放在促进档案事业在新时期的持续快速健康协调发展，为构建和谐社会服务的战略高度去认识，增强责任感和紧迫感，从而为促进先进文化发展作出贡献。
2、结合政府信息公开工作，加大档案开放力度。随着我国社会主义物质文明、政治文明和精神文明建设步伐加快，档案利用的范围、利用者的成分都呈多元化的趋势，已有越来越多的人把档案利用的热情投向当代，所以，我们必须依法有序地加快“低龄”档案的开放工作。也就是说，要严格执行《档案法》，使形成满三十年的档案多数向社会开放；使“经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于三十年”的规定真正落到实处。更为重要的是在实践中要紧密依托政府信息公开工作，灵活开展档案开放工作：一是档案开放原则与信息公开原则相对应，参照政府信息公开的作法，档案开放也应以开放为原则，不开放为例外。二是档案开放内容与信息公开内容相对应，对于政府信息的公开，国家要求只要不属党和国家机密，都要向社会公开。从长春市档案馆开放档案的实践看，提前开放档案的类别是：经济、社会管理类档案；通用的公共服务类档案；与个人关系密切的扶贫、优抚、教育、社会保障、劳动就业等方面档案；科学技术普及方面的档案；文化方面的档案；机关机构职能和人事调整、变动情况档案等等。这些档案内容和范围较全面、广泛地涵盖了与群众密切相关的政府信息。利用者需要的也大都是这些信息内容。三是档案开放限制与信息公开限制相对应。政府信息也有一些不能公开的规定，因此，对保密档案和非保密档案要进行合理的分类，并根据内容明确哪些可以公开，哪些不应该公开，才有可能科学地定密、解密，并在此基础上实现档案信息资源的公开化。
3、办好公共服务窗口。档案馆为构建和谐社会服务的效应要通过公共服务窗口体现，因此，必须下大力气办好公共服务窗口。从长春市档案馆公共服务的实践来看，主要是办好两个窗口：一是阅览窗口，长春市档案馆阅览窗口不仅可以查找普通档案，而且还开展了已公开现行文件利用和政府公开信息查询工作。并把这一窗口打造成亲民性窗口，提供人性化服务。我们总结出了一问、二查、三启发、四核实互动式、亲情式的查档方式。对于群众查阅的开放内容的档案，只要是群众想了解的内容，随时提供服务，并免收下岗职工、特困户、残疾人等群众查档利用费和证明费。为了提供良好的服务环境，我们重新改造装修了档案阅览室。在市领导和建设部门的支持下，一次性投资30多万元，在局（馆）门前铺设了一条长约200米，与市政主干道相衔接的专用路，解决了困扰局（馆）多年的“门难进”问题。二是办好网站窗口，目前长春市档案局（馆）通过加大信息化建设步伐，对开放信息分期分批上网，使公民在互联网上就能够查询开放档案、政府公开信息和已公开现行文件，为实现档案信息资源共享插上翅膀。 “长春档案信息资源网” 网站改版升级后，大大提高服务互动功能，我们集知识性、趣味性、实用性特点，突出长春市特色、档案特色，着重办好网上展览和查阅利用等点击率高的栏目，扩大公共服务覆盖面，为公民利用档案提供更加方便快捷的平台。
4、尽快出台有关开发利用档案信息资源的法律法规。当前法律界对政府信息公开的立法问题关注较多,档案界在关注档案馆档案资源开发利用问题时应当积极关注政府信息公开的立法情况:一方面要积极参与政府信息公开的立法,在其立法过程中提出建议与要求。另一方面,也要注意档案法律法规同政府信息公开相关立法的一致性,即档案法律与法规的修订问题。同时注意不同法律、法规、规章之间的分工与协调。特别是要强调低阶位法必须遵守高阶位法,力求能形成一个既分工明确又协调一致的档案法律法规体系。
5、依托电子政务，提速档案信息化建设。档案信息化实质上是电子政务建设的一部分，档案信息化也只有依托电子政务的建设，才能够获得实质性的进展。长春市档案局（馆）结合长春市电子政务建设的要求，制定了《长春市档案局（馆）2004—2010年信息化建设发展规划及实施方案》，使之成为全市档案信息化建设发展纲要。目前当务之急在于县（市）区档案局（馆）要明确定位，依托电子政务平台，将档案信息化建设全面纳入到县（市）区的信息化建设规划中来。要将档案信息化工程项目化，作为电子政务建设中的一个子系统、子项目，争取立项，从而获得财政支持，与电子政务建设协调同步发展。
各级档案馆在积极争取条件的同时，还要作好自身准备工作，把档案信息资源的充分开发和有效利用作为档案信息化建设的主攻方向：第一，加快建设完善档案信息数据库，如长春市档案局（馆）为稳定社会大局，配合国企改制，解决下岗和退休职工查找工人调配证、办理社会保险燃眉之急，组织全局（馆）职工加班加点，只用了45个工作日就完成了112万余条工人劳动调配证档案数据录入工作，目前工人调配证档案查全率和查准率均达到100%，使查找一份档案的时间由手工条件下的几天缩短到几分钟。此事在《中国档案报》头版以《为了一百万工人的切身利益》为题进行了大篇幅的报道，《长春日报》、长春电视台等多家媒体也均有报道，深受社会好评。 第二，加快档案信息资源数字化步伐。在目前条件下，将所有档案信息全部数字化是不现实的，应当将那些价值高，社会需求大，容易受损的档案优先进行数字化处理是较为客观的选择；第三，加强对新产生的电子文件、档案的管理，充分利用电子政务的平台推进档案信息资源建设进程。
（摘自 长春档案信息资源网 作者 长春市档案局局长 梁伟）
